Η πληροφορική στην σύγχρονη επιχείρηση

Αργά ή γρήγορα, οι περισσότερες επιχειρήσεις επενδύουν στην πληροφορική. Αυτό που καλείται να επιτύχει η πληροφορική είναι να ελαχιστοποιήσει το κόστος και τον κόπο, ενώ συγχρόνως να επιφέρει σημαντική πρόοδο ως προς την αποτελεσματικότητα της επιχείρησης.

Το κλειδί για την επιτυχία είναι η σωστή προσέγγιση. Ξεκινήστε καθορίζοντας ένα σαφές σύνολο επιχειρηματικών στόχων. Έπειτα διαπιστώστε εάν η χρήση των υπολογιστών θα σας βοηθήσει να τους επιτύχετε. Συνήθως θα διαπιστώσετε ότι υπάρχει κάποια έτοιμη λύση που θα σας καλύψει.

Παρακάτω θα αναλύσουμε τα εξής:

- Τα κύρια οφέλη της πληροφορικής γενικά.

- Τα ειδικά οφέλη σε τομείς όπως τα λογιστικά, τις πωλήσεις και το μάρκετινγκ.

- Τον τρόπο καθορισμού των ιδιαίτερων αναγκών σας σε υπολογιστές.

Πέντε πλεονεκτήματα

Α. Αυξάνει την ταχύτητα των δραστηριοτήτων σας.

- Μπορείτε να δημιουργήσετε πρότυπα για όλα τα βασικά έγγραφά σας.

- Θα χρειάζεται μόνο να εισάγετε τις πληροφορίες (π.χ. τη διεύθυνση) μια φορά και έπειτα να τα χρησιμοποιείτε ξανά και ξανά.

Β. Βελτιώνει την ποιότητα της εργασίας σας.

- Μπορείτε να δημιουργήσετε έγγραφα που εκφράζουν επαγγελματισμό.

- Μπορείτε να επιτύχετε ακρίβεια στη δουλειά σας. Οι εργασίες όπως ο ορθογραφικός έλεγχος και οι αριθμητικοί υπολογισμοί μπορούν να γίνονται αυτόματα.

Γ. Διαχειρίζεστε ηλεκτρονικά όλες τις πληροφορίες σας.

- Τα έγγραφα μπορούν να κυκλοφορούν σε όλους στο γραφείο και να τροποποιούνται εύκολα.

Δ. Μοιράζεστε  πληροφορίες

- Η κύρια βάση δεδομένων, οι εκτυπωτές και ο αποθηκευτικός χώρος στο δίσκο – και το ημερολόγιο του γραφείου – μπορούν να χρησιμοποιούνται από όλους τους υπαλλήλους σας.

- Επίσης, οι πληροφορίες μπορούν να ενημερώνονται για να χρησιμοποιούνται από όλους τους υπαλλήλους.

Ε. Επικοινωνείτε με τον έξω κόσμο.

- Χρησιμοποιήστε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να επικοινωνείτε άμεσα με άτομα σε ολόκληρο τον κόσμο με ελάχιστο κόστος.

- Βρείτε χρήσιμες πληροφορίες στο Διαδίκτυο. Για παράδειγμα, τις τελευταίες προσφορές των ανταγωνιστών σας.

- Μεταδώστε μια επαγγελματική εικόνα, είτε μέσω παρουσιάσεων υψηλής ποιότητας ή ενός άριστου δικτυακού τόπου.

Δημιουργία εγγράφων

Α. Δημιουργήστε επαγγελματικά έγγραφα γρήγορα και σε ποσότητες.

Β. Εκμεταλλευτείτε πλήρως τα βασικά έγγραφα.

- Τους τιμοκαταλόγους (ή τα στοιχεία των προϊόντων), τους οποίους μπορείτε να ενημερώνετε τακτικά.

- Τα τιμολόγια (τις εκτιμήσεις ή τα δελτία παράδοσης), τα οποία απλά συμπληρώνετε.

- Τις πρότυπες επιστολές για να απαντάτε σε συχνές ερωτήσεις.

Γ. Σκεφτείτε το ενδεχόμενο της χρήσης ενός ηλεκτρονικού περιοδικού (newsletter) για να διατηρείτε επαφή με τους πελάτες σας.

- Τα κοινά λογισμικά επεξεργασίας κειμένων διαθέτουν τις βασικές λειτουργίες ηλεκτρονικής έκδοσης εντύπων που χρειάζεστε για απλές διατάξεις σελίδας.

Η χρήση ενός έγχρωμου εκτυπωτή ζωντανεύει τα έγγραφά σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ατόφιο χρώμα για ένα λογότυπο ή για τις κεφαλίδες.

Διαχείριση των λογιστικών θεμάτων

Η ταχύτητα και η ακρίβεια των λογιστικών πακέτων, καθώς και οι διαχειριστικές πληροφορίες που παρέχουν, τα καθιστούν σημαντική καινοτομία.

Το λογισμικό έχει συνήθως πρότυπα (τα οποία μπορείτε να τροποποιήσετε) για τιμολόγια και όλα τα άλλα έντυπα που χρειάζεστε. Λογικά, διατηρεί όλα τα απαραίτητα στοιχεία σχετικά με πελάτες, προμηθευτές και τα προϊόντα σας.

Α. Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τις εργασίες ρουτίνας.

- Η τήρηση των βιβλίων απλουστεύεται και αυτοματοποιείται.

- Θα μπορείτε να χειρίζεστε τις τραπεζικές συναλλαγές, τις επιστροφές φόρων και τις υπόλοιπες λογιστικές εργασίες γρήγορα και εύκολα.

- Μπορείτε να αγοράσετε λογισμικό που θα σας βοηθήσει να οργανώσετε τη μισθοδοσία και να ελέγχετε το απόθεμα.

Β. Το λογισμικό θα πρέπει να σας παρέχει άμεσα χρήσιμες αναφορές διαχείρισης.

- Για παράδειγμα, καταλόγους παλιών πιστωτών και χρεωστών, ταμειακό υπόλοιπο, οφειλόμενους φόρους και ΦΠΑ, ισολογισμούς, λογαριασμούς αποτελεσμάτων, αξίες αποθεμάτων, επιδόσεις έναντι του προϋπολογισμού και κερδοφορία για ένα συγκεκριμένο έργο, προϊόν ή τμήμα.

Οι βασικές εργασίες όπως ο πιστωτικός έλεγχος, ο οικονομικός προγραμματισμός και η πρόβλεψη ταμειακής ροής γίνονται γρήγορα και απλά.

Το σωστό λογισμικό διευκολύνει την προετοιμασία των ετήσιων εκθέσεών σας, σε σύγκριση με τη χρήση οποιουδήποτε χειρωνακτικού λογιστικού συστήματος.

Αύξηση των πωλήσεων

Α. Δημιουργήστε νέες επαφές από ηλεκτρονικές πληροφορίες, όπως καταλόγους αποστολής διαθέσιμους στο εμπόριο.

- Μπορείτε να αγοράσετε γενικούς ή οι ειδικούς καταλόγους αποστολής και να τους εισάγετε στη βάση δεδομένων σας ή να τους ενοικιάσετε για μια χρήση.

Β. Χρησιμοποιήστε μια βάση δεδομένων (ή ένα λογιστικό φύλλο) για να καταγράφετε βασικές πληροφορίες πελατών, όπως :

- Διευθύνσεις και στοιχεία επικοινωνίας πελατών.

- Από που έμαθαν για εσάς.

- Για τι προϊόντα σας θα ενδιαφέρονταν.

- Ποια είναι τα κύρια άτομα επαφής.

- Μια περίληψη όλης της επικοινωνίας μεταξύ εσάς και του πελάτη, συμπεριλαμβανομένων διάφορων στοιχείων, όπως την αλληλογραφία που έχετε ανταλλάξει.

Γ. Να κάνετε συγκεκριμένες μαζικές αποστολές αλληλογραφίας.

- Μπορείτε να επιλέξετε στόχους από τη βάση δεδομένων σας σύμφωνα με διάφορα κριτήρια.

Επιλέγοντας επιχειρήσεις σύμφωνα με το μέγεθος, την τοποθεσία και τον κλάδο τους, μπορείτε να μειώσετε το κόστος της πολλαπλής αποστολής αλληλογραφίας.

Η πρότυπη επιστολή που χρησιμοποιείται σε μια μαζική αποστολή δημιουργείται συνήθως με τη βοήθεια του λογισμικού επεξεργασίας κειμένου.

Αν δεν έχετε βάση δεδομένων, μπορείτε να προμηθευτείτε διευθύνσεις από το λογισμικό επεξεργασίας κειμένου ή από ένα λογιστικό φύλλο.

Δ. Χρησιμοποιήστε λογισμικό για να προγραμματίσετε την εργασία της ομάδας πωλήσεών σας.

Τα πακέτα διαχείρισης επαφών ενδείκνυνται για το σκοπό αυτό. Είναι ιδανικά για επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται κυρίως στις πωλήσεις.

- Το πακέτο διαχείρισης επαφών σας, καταγράφει τις συναντήσεις σας για μια συγκεκριμένη εβδομάδα, καθώς και όλες τις εργασίες που θα πρέπει να αναλάβετε.

Για παράδειγμα, το σχέδιο πωλήσεών σας μπορεί να απαιτεί να τηλεφωνείτε σε κάθε βασικό πελάτη μια φορά το μήνα. Το λογισμικό μπορεί να σας πληροφορήσει σε ποιους πελάτες θα πρέπει ακόμα να τηλεφωνήσετε.

Κατά τον ίδιο τρόπο, σας παρέχει τον αριθμό των νέων επαφών τις οποίες πρέπει να κάνετε κάθε μήνα.

- Αν χρησιμοποιείτε λογισμικό διαχείρισης επαφών, αυτό μπορεί να λειτουργήσει ως η κύρια βάση δεδομένων σας (η οποία περιέχει όλα τα στοιχεία των πελατών σας).

Ε. Πληροφορήστε τους πελάτες εάν το προϊόν που αναζητούν βρίσκεται στην αποθήκη, με τη βοήθεια λογισμικού ελέγχου του αποθέματος.

- Μπορείτε να συνδέσετε το λογισμικό ελέγχου του αποθέματός σας με τη βάση δεδομένων διαχείρισης επαφών, ώστε να εμφανίζετε τα στοιχεία των πελατών και τις παραγγελίες μαζί.

ΣΤ. Παράγετε τακτικές αναφορές πωλήσεων.

Για παράδειγμα, μπορεί να απαιτείται κάθε υπάλληλος να καταγράφει τις παραγγελίες που δέχεστε κάθε εβδομάδα.

- Οι αναφορές δημιουργούνται με τη βοήθεια ενός λογιστικού φύλλου, ενός συστήματος λογιστικού λογισμικού ή ενός συστήματος λογισμικού διαχείρισης επαφών.

- Αν οι πωλητές εργάζονται σε εξωτερικούς χώρους, οι αναφορές μπορούν να υποβάλλονται μέσω ενός μόντεμ από ένα φορητό υπολογιστή. Κάθε αναφορά μπορεί να «εισάγεται» στη συνολική αναφορά πωλήσεων.

Ζ. Δημιουργήστε αποτελεσματικότερες παρουσιάσεις για πωλήσεις.

- Το λογισμικό παρουσίασης περιέχει πάντα πρότυπα, τα οποία σας βοηθούν να διαμορφώσετε εντυπωσιακές παρουσιάσεις.

Μπορείτε να προσθέσετε εικόνες, ήχο και βίντεο για ζωντανές παρουσιάσεις.

- Μια καλή παρουσίαση μπορεί να τροποποιηθεί και να χρησιμοποιηθεί ξανά και ξανά. Το απαιτούμενο επίπεδο δεξιοτήτων παρουσίασης από κάθε πωλητή είναι σχετικά χαμηλό.

- Ένας φορητός υπολογιστής προσδίδει επαγγελματισμό στις παρουσιάσεις που πραγματοποιούνται μακριά από το γραφείο.

Εστίαση στο μάρκετινγκ

Α. Χρησιμοποιήστε τη βάση δεδομένων σας για να διαπιστώσετε ποιες στρατηγικές μάρκετινγκ λειτουργούν.

- Η βάση δεδομένων μπορεί να αποκαλύψει την αποτελεσματικότητα της κάθε εκστρατείας μάρκετινγκ.

Σημειώστε την πηγή κάθε ενδιαφερόμενου πελάτη με τον οποίο έρχεστε σε επαφή. Έπειτα, ελέγξτε τι ποσοστό των ενδιαφερομένων μετατρέπεται σε πωλήσεις, καθώς και το μέσο μέγεθος παραγγελίας.

- Μάθετε ποιοι πελάτες παραγγέλνουν, πόσο παραγγέλνουν και πόσο συχνά.

Μπορείτε να εντοπίσετε εύκολα ποια τμήματα της αγοράς είναι τα πιο κερδοφόρα.

Β. Δημιουργήστε ένα δικτυακό τόπο, αν οι πελάτες (ή οι πιθανοί πελάτες σας) θα το χρησιμοποιούν.

- Ένας χονδρέμπορος μπορεί να εκδώσει ένα κατάλογο, τον οποίο θα ενημερώνει καθημερινά, με τιμές, διαθέσιμα προϊόντα, στοιχεία νέων προϊόντων και ειδικές προσφορές.

- Ένας αντιπρόσωπος ενός συλλεκτικού είδους (π.χ. ενός είδους κοσμημάτων) μπορεί να προσφέρει τα προϊόντα του σε συλλέκτες σε ολόκληρο τον κόσμο.

Να είστε ρεαλιστής. Ακόμα κι αν διαφημίσετε το δικτυακό τόπο σας, θα μπει κανείς στον κόπο να τον επισκεφτεί;

Γ. Αναζητήστε στο Διαδίκτυο πληροφορίες σχετικά με τους ανταγωνιστές σας, ώστε να προσαρμόσετε με λεπτομέρεια τη δική σας στρατηγική μάρκετινγκ.

- Οι δικτυακοί τόποι των ανταγωνιστών σας θα αποκαλύψουν τις τελευταίες προσφορές τους.

Δ Δημιουργήστε το δικό σας υλικό μάρκετινγκ.

- Τα απλά έντυπα προϊόντων μπορούν να δημιουργηθούν με τη βοήθεια ενός βασικού συστήματος λογισμικού ηλεκτρονικής έκδοσης εντύπων και του εκτυπωτή laser ή inkjet που διαθέτετε. 

- Η έκδοση των κύριων καταλόγων προϊόντων σας θα πρέπει να είναι επαγγελματική.

Ειδικοί σκοποί

Οι περισσότεροι κλάδοι διαθέτουν ειδικά σχεδιασμένα συστήματα λογισμικού. Ζητήστε από τον επαγγελματικό φορέα σας ονόματα εξειδικευμένων προμηθευτών λογισμικού.

Α. Ορισμένα συστήματα λογισμικού είναι σχεδιασμένα για να διαχειρίζονται όλες τις κύριες επιχειρηματικές σας δραστηριότητες.

- Για παράδειγμα, μια εταιρεία ενοικιάσεως αυτοκινήτων μπορεί να αγοράσει ένα σύστημα λογισμικού που να χειρίζεται τα πάντα, από την υποδοχή ως το πρόγραμμα συντήρησης του οχήματος.

Β. Άλλα συστήματα λογισμικού αφορούν συγκεκριμένες εργασίες.

- Για παράδειγμα, οι κατασκευαστικές εταιρείες μπορούν να αγοράσουν συστήματα λογισμικού που θα τους απαλλάξουν από το μπελά της πληρωμής (και της φορολόγησης) των έκτακτων εργατών.

Γ. Συχνά το σύστημα λογισμικού είναι μια επέκταση σε ένα εδραιωμένο έτοιμο προς χρήση πακέτο λογισμικού.

- Όσο πιο απλή είναι η προσαρμογή, τόσο λιγότερες πιθανότητες υπάρχουν να πάει κάτι λάθος.

Δ. Η αγορά εξειδικευμένου λογισμικού μπορεί να αποτελέσει σημαντικό κίνδυνο.

- Βεβαιωθείτε ότι υπάρχουν ήδη επαρκείς χρήστες του λογισμικού που πρόκειται να αγοράσετε. Ζητήστε από τον προμηθευτή σχετικά στοιχεία.

- Αποφύγετε να αγοράσετε λογισμικό που δεν προβλέπει σωστή υποστήριξη.

Αν ο προμηθευτής σας χρεοκοπήσει, μπορεί να φορτωθείτε ένα απαρχαιωμένο λογισμικό.

Όσο περισσότερο προσαρμόζετε το λογισμικό στις ανάγκες σας, τόσο μεγαλύτερος είναι ο κίνδυνος να αντιμετωπίσετε αργότερα προβλήματα στην υποστήριξη.

Ανάλυση αναγκών

Όταν σκέφτεστε τις ανάγκες της επιχείρησής σας σε υπολογιστές, να τα βλέπετε τα πράγματα πρακτικά.

Α. Θέστε κατά σειρά προτεραιότητας τις απαιτήσεις σας από τους ηλεκτρονικούς υπολογιστές.

- Ο μόνος σκοπός του υπολογιστή είναι να σας βοηθήσει να επιτύχετε τους επιχειρηματικούς σας στόχους.

Μην αυτοματοποιήσετε μια εργασία απλά επειδή σας δίνεται η δυνατότητα.

Β. Εστιάστε στα πραγματικά ζητήματα.

Εντοπίστε τα εμπόδια, τις επαλαμβανόμενες εργασίες και τις καλές ευκαιρίες που η επιχείρησή σας δε μπορεί να εκμεταλλευτεί άμεσα.

- Πάρτε το παράδειγμα μιας επιχείρησης που γράφει κάθε μέρα ένα σύνολο επιστολών που στέλνει ως απάντηση σε ενδιαφερόμενους πελάτες.

Χρειάζεται ένα σύστημα για τη μηχανοργάνωση δυο εργασιών: την καταγραφή των στοιχείων του ενδιαφερόμενου κάθε φορά, και στο τέλος της ημέρας, τη δημιουργία μιας επιστολής και μιας ετικέτας με τη διεύθυνση του κάθε ενδιαφερόμενου πελάτη.

- Οι φορητοί υπολογιστές είναι χρήσιμοι για τους μετακινούμενους συνεργάτες και για όποιον εργάζεται εκτός χώρου εργασίας, ενώ οι επιτραπέζιοι υπολογιστές αρκούν για τους περισσότερους υπαλλήλους.

Μόνο οι ειδικοί, όπως οι μηχανικοί και οι σχεδιαστές, χρειάζονται υπολογιστές με υψηλές επιδόσεις.

- Τα δίκτυα είναι σχεδόν πάντα αποδοτικά όταν υπάρχει πάνω από ένας χρήστης υπολογιστή στην επιχείρησή σας.

Η διάδοση των πληροφοριών θα σας δώσει τη δυνατότητα να εργάζεστε πιο αποτελεσματικά.

Γ. Επιλέξτε ένα σύστημα, το οποίο αισθάνεστε σίγουρος ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.

- Αν οι υπάλληλοί σας δεν έχουν γνώσεις πληροφορικής, ένα περίπλοκο σύστημα μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα.

Δ. Εκτιμήστε τις μελλοντικές ανάγκες σας σε μηχανοργάνωση μετά από δυο ή τρία χρόνια.

- Για παράδειγμα, εάν σχεδιάζετε να δικτυώσετε τους υπολογιστές σας, είτε αγοράστε λογισμικό και υλικό εξοπλισμό που ενδείκνυται για αυτή τη χρήση, είτε προγραμματίστε την αντικατάσταση του πλήρους συστήματός σας στο στάδιο εκείνο.

Ε. Σκεφτείτε να προσλάβετε ένα σύμβουλο.

Ένας πραγματικός ειδικός, με σχετική εμπειρία, θα σας βοηθήσει κάνοντας τα εξής:

- Κάνοντας τις σωστές ερωτήσεις, ώστε να καθοριστούν επακριβώς τα οφέλη που μπορείτε να αποκομίσετε.

- Κατευθύνοντάς σας όσον αφορά την ειδική ορολογία και τεχνολογία, εάν αυτά σας είναι καινούρια.

- Παρέχοντάς σας συμβουλές για το λογισμικό, τον υλικό εξοπλισμό και την εκπαίδευση που χρειάζεστε και διασφαλίζοντάς σας τη μέγιστη υποστήριξη μετά την αγορά.

Ο τοπικός επαγγελματικός φορέας σας θα μπορεί να σας βοηθήσει με όλες αυτές της πλευρές της χρήσης της τεχνολογίας για τη βελτίωση των επιδόσεων της επιχείρησής σας.